Polityka prywatności

Administratorem danych osobowych jest Mednow Sp. z o.o. ul. Johna Baildona 66, 40-115 Katowice, KRS: 0001164024, NIP: 6751811676 (dalej nazywana również „Spółką”).

W razie pytań dotyczących przetwarzania Państwa danych osobowych oraz przysługujących Państwu praw, prosimy o kontakt z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych: pod adresem: iod@mednow.pl.

Państwa dane osobowe możemy pozyskiwać bezpośrednio od Państwa (spotkania, konferencje, formularze elektroniczne). Jednak może zdarzyć się, że inny podmiot umożliwi Panu/Pani korzystanie z naszych usług, lub przekazanie nam danych będzie niezbędne do współpracy i realizacji umowy zawartej między nami a podmiotem, który Państwo reprezentujecie.

W przypadku udostępnienia nam danych przez inną osobę, zbieramy tylko niezbędne i podstawowe dane kontaktowe związane z działalnością zawodową, obejmujące: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, stanowisko służbowe lub funkcję, firmę oraz ewentualnie inne dane wynikające z umowy lub zamówienia w związku, z którymi następuje udostępnienie danych osobowych osoby kontaktowej.

Dane osobowe są przetwarzane wyłącznie na potrzeby realizacji konkretnych i zdefiniowanych celów, jednocześnie dane te są zbierane wyłącznie w zakresie adekwatnym i ściśle uzasadnionym potrzebą realizacji tychże celów. Przy każdym celu wskazana została podstawa prawna przetwarzania oraz okres przetwarzania danych w tym celu.

1. CEL:Nawiązanie i prowadzenie relacji biznesowych

PODSTAWA PRAWNA: Przetwarzanie niezbędne jest do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów administratora (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO) – polegających na dążeniu do sprzedaży usług.

OKRES PRZECHOWYWANIA: do czasu zgłoszenia skutecznego sprzeciwu / żądania usunięcia.

Przetwarzamy dane kontaktowe, przekazane nam: w ramach obowiązującej umowy, spotkań, wprowadzone w formularzach elektronicznych, przekazane poprzez pozostawienie wizytówki w celu nawiązania i prowadzenia relacji biznesowych. Relacje te obejmują bieżące kontakty dotyczące realizacji usług, prowadzonych negocjacji, jak również dbanie o interesy i dobry wizerunek Spółki poprzez promowanie własnej działalności (zaproszenia na eventy, spotkania, sporadyczne informacje dotyczące polepszenia jakości produktów/usług

2. CEL: Realizacja umowy/zamówienia

PODSTAWA PRAWNA: Przetwarzanie niezbędne jest do wykonania umowy lub podjęcia działań przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO).

OKRES PRZECHOWYWANIA: Dane będą przetwarzane przez okres realizacji umowy/zamówienia oraz realizacji wszystkich zobowiązań i praw z niej wynikających. Przy czym wymogi wynikające z właściwych przepisów prawa mogą zobowiązywać Spółkę do przechowywania danych przez okres dłuższy.

Przetwarzamy dane w celu realizacji i rozliczenia umowy lub zamówienia pomiędzy Panią/Panem, a Spółką. Jeśli dane zostały przekazane nam w formularzu elektronicznym, który umożliwia pobranie produktu (plik, e-book) lub zapisu na wydarzenie organizowane przez Spółkę, będą one przetwarzane w celu dostarczenia zamówionego produktu/organizacji eventu oraz w celu kontaktów z tym związanych.

3. CEL:Kontakt w sprawach umowy/zamówienia

PODSTAWA PRAWNA: : art. 6 ust. 1 pkt f) RODO w związku z wykonywaniem umowy lub zamówienia pomiędzy Spółką, a innym podmiotem, których dana osoba reprezentuje.

OKRES PRZECHOWYWANIA: okres wykonywania zobowiązań oraz okres przedawnienia roszczeń wynikający z przepisów lub do dnia uwzględnienia sprzeciwu złożonego na podstawie art. 21 RODO.

Przetwarzamy dane udostępnione przez pracodawcę lub inny podmiot, który Pani/Pan reprezentuje, w celu bieżących kontaktów związanych z realizacją umowy. Dane mogą być przetwarzane w celu wykonania i rozliczenia umowy/zamówienia, sporządzenia i archiwizacji dokumentacji z wykonania umowy oraz dochodzenia roszczeń lub obronę przed roszczeniami drugiej strony.

4. CEL:Współpraca z Partnerem Spółki

PODSTAWA PRAWNA: art. 6 ust. 1 pkt f) RODO w związku z wykonaniem zawartych umów, rozwój działalności i rozwój sieci stałych partnerów.

OKRES PRZECHOWYWANIA: okres wykonywania zobowiązań oraz okres przedawnienia roszczeń wynikający z przepisów lub do dnia uwzględnienia sprzeciwu złożonego na podstawie art. 21 RODO

Przetwarzamy dane udostępnione w przypadku zainteresowania produktem lub usługą, których dystrybucja odbywa się przez Partnera Spółki. Pani/Pana dane osobowe zostaną udostępnione dedykowanemu partnerowi. Dotyczy to sytuacji, gdy jest Pani/Pan potencjalnym lub obecnym klientem Spółki, jak i sytuacji gdy stroną umowy lub zamówienia jest/będzie Pani pracodawca lub podmiot, z którym Pani/Pan współpracuje.

5. CEL:Prowadzenie dokumentacji księgowo-podatkowej

PODSTAWA PRAWNA: Przetwarzanie niezbędne jest do wypełnienia obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO) w zw. z art. 74 Ustawy o rachunkowości.

OKRES PRZETWARZANIA: termin przechowywania faktur, ksiąg rachunkowych oraz dokumentów potwierdzających zawarcie i wykonanie umowy wynikający z przepisów krajowych administratora.

Przetwarzamy dane zawarte na fakturach, w księgach rachunkowych lub w innej dokumentacji potwierdzającej zawarcie i wykonanie umowy w celu sporządzenia
i przechowywania dokumentów zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Dotyczy to sytuacji, gdy jest Pani/Pan stroną umowy lub zamówienia, jak i sytuacji gdy stroną umowy lub zamówienia jest Pani pracodawca lub podmiot, z którym Pani/Pan współpracuje.

6. CEL: Dochodzenie roszczeń, obrona przed roszczeniami potwierdzenie wykonania zobowiązań

PODSTAWA PRAWNA: Przetwarzanie niezbędne jest do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów administratora (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO) – dbanie o interesy, utrzymanie płynności finansowej.

OKRES PRZETWARZANIA: do momentu przedawnienia ewentualnych roszczeń.

Przetwarzamy dane w celu potwierdzenia wykonania obowiązków Spółki oraz ewentualnego dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami skierowanymi przeciwko Spółce w ramach działań podjętych przed wszczęciem postępowań, w postępowaniach sądowych, egzekucyjnych, lub przed innymi organami państwowymi.. Dotyczy to sytuacji, gdy jest Pani/Pan stroną umowy lub zamówienia, jak i sytuacji gdy stroną umowy lub zamówienia jest Pani pracodawca lub podmiot, z którym Pani/Pan współpracuje oraz sytuacji, gdy na jakiejkolwiek podstawie Spółka była zobowiązana do wykonania świadczenia na Pani/Pana rzecz lub realizacji Pani/Pana praw.

7. CEL: Weryfikacja kontrahenta/podmiotu przetwarzającego

PODSTAWA PRAWNA: Przetwarzanie niezbędne jest do wykonania umowy lub podjęcia działań przed zawarciem umowy art. 6 ust. 1 lit. b) RODO. W ramach danych osób wskazanych przez kontrahenta do celów kontaktowych art. 6 ust. 1 pkt f) RODO.

OKRES PRZETWARZANIA: okres weryfikacji kontrahenta/podmiotu przetwarzającego

Przetwarzamy, podwykonawcy, dostawcy, usługodawcy lub partnera, z którymi Spółka podejmuje współpracę, oraz dane osób wskazanych przez te podmioty do celów kontaktowych. Działanie jest niezbędne do celu weryfikacji kontrahenta m.in. jako podmiotu przetwarzającego w imieniu Spółki. Weryfikacja może być realizowana przez przesłanie do wypełnienia ankiety weryfikacyjnej lub przez weryfikację danych i sytuacji finansowej kontrahenta w ogólnodostępnych rejestrach publicznych lub przez podmioty specjalizujące się w weryfikacji kontrahentów.

8. CEL: Badanie satysfakcji Klientów

PODSTAWA PRAWNA: Przetwarzanie niezbędne jest do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów administratora (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO) – polegających na dążeniu do podniesienia jakości oferowanych usług i rozwoju Spółki.

OKRES PRZETWARZANIA: okres badania satysfakcji klienta.

Przetwarzamy dane pozyskane bezpośrednio od Pana/Pani już w przypadku wskazania Pani/Pana jako osoby reprezentującej podmiot, z którym Spółka zawarła umowę w celu przeprowadzenia badania satysfakcji klienta dotyczącego jakości świadczonych usług lub oprogramowania.

9. CEL:Prowadzenie korespondencji

PODSTAWA PRAWNA: na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO w związku z obsługą korespondencji, odpowiedzi na zapytanie.

OKRES PRZETWARZANIA: Dane będą przechowywane przez okres, w jakim konieczne jest prowadzenie wymiany korespondencji związanej z bieżącą działalnością administratora i realizowaną współpracą, a także przez okres niezbędny do wykonania obowiązków prawnych nałożonych na administratora.

Przetwarzamy dane w celu efektywnej wymiany korespondencji, w szczególności w związku z udzieleniem odpowiedzi na przesłane przez Panią/Pana zapytanie, w związku wysyłką ofert, obsługą zawartych umów, prowadzeniem uzgodnień, innego tematu zapytania. Obowiązek informacyjny spełniamy również poprzez stosowanie w Spółce stopki mailowej, w której znajduje się odniesienie do klauzuli informacyjnej.

10. CEL:Otrzymanie odpowiedzi na zadane pytanie

PODSTAWA PRAWNA: art. 6 ust. 1 lit. a RODO, czyli wyrażona zgoda.

OKRES PRZETWARZANIA: do rezygnacji z uzyskania odpowiedzi (cofnięcie zgody).

W przypadku wypełnienia formularza kontaktowego lub przekazania zapytania w innej formie (np. e-mail, telefon, portal społecznościowy) wyraża Pani/Pan zgodę na kontakt związany z realizacją Pani/Pana prośby lub zapytania. Ta zgoda może zostać cofnięta w każdym czasie, jednak jej cofnięcie nie wpływa na legalność przetwarzania przed cofnięciem zgody, ponadto cofnięcie zgody skutkuje brakiem odpowiedzi.

11. CEL: Newsletter

PODSTAWA PRAWNA: przesyłanie informacji handlowych, w tym marketingu dotyczących produktów i usług z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej (art. 6 ust. 1 lit. a RODO w zw. z art. 398 Prawa Komunikacji Elektronicznej).

OKRES PRZETWARZANIA: Dane będą przechowywane przez okres nie dłuższy niż będzie to wymagane do realizacji celu, w każdym przypadku jednak nie dłużej niż do czasu wycofania zgody lub złożenia sprzeciwu wobec dalszego przetwarzania.

Jeśli wyraziła Pan/Pani zgodę na otrzymywanie newslettera od Spółki, będziemy wykorzystywać wskazane dane newsletterów. Częstotliwość wysyłki zostanie wyznaczona przez dział marketingu częstotliwością, by zapewnić odpowiedni dostęp do informacji o ofercie i działalności Spółki.

12. CEL:Organizacja wydarzeń

PODSTAWA PRAWNA: art.6 ust. 1 pkt b) RODO – wykonanie umowy lub podjęcie działań przed zawarciem umowy w przypadku Pani/Pana bezpośredniego zgłoszenia art. 6 ust. 1 pkt f) RODO – realizacja prawnie uzasadnionego interesu administratora jakim jest wykonanie zawartych umów, realizacja obowiązków oraz promocja poprzez organizację eventów – w przypadku zgłoszenia Pana/Pani przez pracodawcę.

OKRES PRZETWARZANIA: okres wykonywania zobowiązań organizatora

Przetwarzamy dane w celu organizacji wydarzeń w tym eventu, szkolenia, konferencji oraz w celu kontaktów z nim związanych oraz ewentualnych rozliczeń.

Po okresie realizacji tego celu przetwarzania dane mogą być dalej przetwarzane do innych celów tj. realizacja obowiązku prawnego sporządzenia i przechowywania dokumentacji, potwierdzenie wykonania zobowiązań oraz dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami.

Państwa dane mogą być udostępnione następującym odbiorcom: podmiotom uprawnionym na podstawie odrębnych przepisów prawa, kontrahentom administratora, podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie administratora w celu wsparcia w jego bieżącej działalności, przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z administratorem i wyłącznie zgodnie z jego poleceniami.

W przypadku zgłoszenia udziału w wydarzeniu – Pani/Pana dane mogą zostać udostępnione innym uczestnikom, prelegentom, współorganizatorom, hotelom oraz innym podmiotom zaangażowanym w jego organizację.

W przypadku przekazania danych do państwa trzeciego, w stosunku którego nie została wydana decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, Spółka stosuje odpowiednie zabezpieczenia poprzez standardowe klauzule ochrony danych przyjęte przez Komisję Europejską lub organ nadzorczy (zgodnie z art. 46 ust. 2 pkt c) i d) RODO).

Informujemy, iż przysługuje Panu/Pani:

• prawo dostępu do swoich danych osobowych oraz otrzymania ich kopii (art. 15 RODO);
• prawo do sprostowania (poprawienia) danych osobowych (art. 16 RODO);
• prawo do żądania usunięcia danych osobowych (art. 17 RODO);
• prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych (art. 18 RODO);
• prawo do przeniesienia danych osobowych (art. 20 RODO);
• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, gdy przetwarzanie następuje na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (art. 21 RODO);
• prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

Szczegóły dotyczące możliwości i sposobu wykonania swoich praw otrzyma Pan/Pani po uprzednim kontakcie z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych. Jeżeli, występują Państwo do nas z żądaniem związanym z wykonaniem wymienionych powyżej praw, odpowiadamy na to żądanie niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu miesiąca po jego otrzymaniu. Jeżeli jednak z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań nie będziemy mogli spełnić Państwa żądania w ciągu miesiąca, spełnimy je w ciągu kolejnych dwóch miesięcy informując uprzednio o przedłużeniu terminu.

W każdym z wyżej wymienionych celów podanie danych jest w pełni dobrowolne. Konsekwencją nie podania danych jest brak możliwości zrealizowania celów i kontaktu tj. brak możliwości wysłania formularza/możliwości pobrania pliku/udziału w evencie lub zapisu na newsletter, brak możliwości nawiązania z Panią/Panem kontaktu w przyszłości, brak możliwości zawarcia i wykonania umowy.

Spółka nie podejmuje decyzji w sposób całkowicie zautomatyzowany, który odbywa się bez żadnego udziału człowieka i wywołuje wobec osoby, której dane dotyczą, skutki prawne lub w podobny sposób znacząco na nią wpływa. Pana/Pani dane mogą być wykorzystane w celu profilowania i dostosowania przesyłanych przez nas treści marketingowych, ofert lub informacji do Pani/Pana zainteresowań oraz działalności gospodarczej lub zawodowej.

Polityka jest na bieżąco weryfikowana i w razie potrzeby aktualizowana.

Aktualizacja polityki prywatności następuje poprzez publikację nowej wersji na witrynie.

RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.).

Pliki cookies (po polsku ciasteczka) to małe pliki tekstowe, tworzone automatycznie przez przeglądarkę internetową, podczas odwiedzania stron WWW. Informacje zawarte w danym pliku cookie mogą być odczytane wyłącznie przez stronę, z której ten plik pochodzi. Tym samym strona internetowa nie może mieć dostępu do innych plików znajdujących się na komputerze użytkownika.

W przypadku, kiedy wykorzystują Państwo naszą stronę jedynie w celach informacyjnych, nie przekazują nam Państwo danych (formularz kontaktowy/newsletter) zbieramy tylko te dane, które są przekazywane automatycznie na nasz serwer przez Państwa przeglądarkę. Część danych pobieramy w celu zapewnienia bezpiecznego korzystania ze strony, inne dane mogą być wykorzystywane do analizy aktywności użytkowników.

Pliki cookies dzielimy na:

• sesyjne – tymczasowe, które zostają usunięte automatycznie po zamknięciu przeglądarki. Wykorzystujemy je w celach technicznych, np. zapewnienia lepszej nawigacji na stronie, a także umożliwienia dostosowania preferencji użytkowników w zakresie korzystania z naszej witryny.
• trwałe – o żywotności wykraczającej poza sesję przeglądarki, czyli mające określony, indywidualny dla danego pliku czas działania, po upływie którego są usuwane. Ich celem jest określenie, którzy użytkownicy odwiedzający stronę robią to po raz pierwszy (są nowi), a którzy wracają już kolejny raz.

W naszej witrynie stosowane są następujące pliki cookie:

NIEZBĘDNE

Są one wymagane do zapewnienia prawidłowego działania naszej strony, dlatego nie wymagają Twojej zgody. Niezbędne pliki cookie przyczyniają się do użyteczności strony poprzez umożliwianie podstawowych funkcji takich jak nawigacja na stronie i dostęp do bezpiecznych obszarów strony internetowej. Strona internetowa nie może funkcjonować poprawnie bez tych ciasteczek.

MARKETINGOWE:

Marketingowe pliki cookie stosowane są w celu śledzenia użytkowników na stronach internetowych. Celem jest wyświetlanie reklam, które są istotne i interesujące dla poszczególnych użytkowników i tym samym bardziej cenne dla wydawców i reklamodawców strony trzeciej.

Wyrażenie zgody na wykorzystanie plików cookie

Podczas odwiedzania witryny wyświetlane jest okno z komunikatem odnośnie używania plików cookie. Jeśli klikniesz opcję „Zezwól na wszystkie”, będzie to oznaczać, że akceptujesz wszystkie pliki cookie, które są umieszczane na naszej stronie internetowej oraz potwierdzasz zapoznanie się z informacjami na temat plików cookie oraz celów ich stosowania.

W przypadku niezbędnych plików cookie Twoja zgoda nie jest wymagana, ponieważ pliki te zapewniają bezpieczeństwo oraz prawidłowe funkcjonowanie naszej strony.

Wycofanie zgody na instalację cookies

Masz również możliwość samodzielnego zarządzania wyborem plików cookie poprzez opcje „Zezwól na wybór” . Możesz w każdej chwili „Anulować zgodę” lub ją zmienić poprzez ustawienia dostępne w lewym dolnym rogu witryny.

Jeśli klikniesz przycisk „Odrzuć wszystkie”, zapisywane będą wyłącznie pliki cookie wymagane o charakterze technicznym, które są niezbędne do zapewnienia funkcjonowania strony internetowej; korzystanie z takich plików cookie nie wymaga zgody użytkownika.

Ponadto w każdej chwili możesz również dokonać zmiany ustawień plików cookie w swojej przeglądarce internetowej, jednak ponieważ niektóre pliki cookie są niezbędne do funkcjonowania strony, zmiana ustawień przeglądarki może spowodować że niektóre usługi mogą działać nieprawidłowo, a nawet uniemożliwić korzystanie z strony. Informacje, w jaki sposób dokonać konfiguracji ustawień plików cookies w przykładowych przeglądarkach internetowych, znajdziesz tutaj:

w przeglądarce Microsoft Edge™: https://support.microsoft.com/pl-pl/microsoft-edge/usuwanie-plik%C3%B3w-cookie-w-przegl%C4%85darce-microsoft-edge-63947406-40ac-c3b8-57b9-2a946a29ae09

• w przeglądarce Mozilla Firefox™:

https://support.mozilla.org/pl/kb/usuwanie-ciasteczek

• w przeglądarce Chrome™: https://support.google.com/chrome/answer/95647?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=pl
• w przeglądarce Opera™:

https://www.opera.com/help/tutorials/security/cookies

• w przeglądarce Safari™:

https://support.apple.com/pl-pl/HT201265

Informacje, w jaki sposób dokonać konfiguracji ustawień plików cookies w zakresie urządzeń mobilnych znajdziesz na stronach internetowych producentów najpopularniejszych systemów mobilnych (urządzenia z systemem iOS, Android, HarmonyOS i inne)