Nowe możliwości w systemie Optimed NXT w zakresie badań klinicznych. Rozmawiamy z Katarzyną Ołtusek

Rozwój modułu

Jakie były główne cele w rozwoju modułu badań klinicznych w systemie Optimed NXT? Jakie potrzeby użytkowników zidentyfikowano, które zainspirowały rozwój tego modułu?
W raporcie przygotowanym na zlecenie dużych firm farmaceutycznych pt. „Badania kliniczne w Polsce – Główne wyzwania” autorzy podkreślają, że Polska ma pozytywną reputację wśród międzynarodowych ekspertów w dziedzinie badań klinicznych. Co roku liczba przeprowadzanych badań w Polsce rośnie, osiągając średnio około 700 badań rocznie. Jesteśmy bardzo atrakcyjnym rynkiem dla sponsorów, dlatego też w takie badania angażowane są nie tylko jednostki prywatne, ale również publiczne. Wszystko to sprawia, że jednostki ochrony zdrowia – w tym bardzo często nasi Klienci – decydują się na prowadzenie badania klinicznego, co dla jednostki jest oczywiście dodatkowym źródłem zarobku.

Prowadzenie badań klinicznych wiąże się jednak nie tylko z zatrudnieniem odpowiedniego personelu czy realizacji elementów leczenia ściśle regulowanych przez protokół badania. W związku z rozwojem tej dziedziny u naszych Klientów, docierały do nas różne sygnały związane z nowymi funkcjonalnościami dedykowanymi badaniom klinicznym. Po analizie rynkowej doszliśmy do wniosku, że temat jest biznesowo uzasadniony i możemy pozwolić sobie na dodatkowe prace związane z jego rozwojem. Na rynku istnieje bardzo dużo systemów do obsługi badań klinicznych, ale bardziej od strony formalnej – przede wszystkim służących kontrolingu finansowania, danych medycznych dla sponsora czy dalszej analizie danych zanonimizowanych. Nie są to systemy, które obsługują część białą w tradycyjnym rozumieniu, czyli kompleksowe prowadzenie pacjenta w systemie, (w tym całość dokumentacji medycznej) włącznie z integracją z P1.

Pierwszą taką potrzebą, która stała się przyczynkiem dla całego modułu, była funkcjonalność związana ze stworzeniem w systemie roli monitora badania, ponieważ w badaniach klinicznych bardzo istotną rolę odgrywają monitorzy odpowiedzialni za kontrolę prowadzonej dokumentacji z ramienia sponsora. Takie osoby powinny mieć dostęp jedynie do małego wycinku systemu w kontekście badania, do którego są przypisane oraz pacjentów uczestniczących w badaniu.

Wyzwania projektowe

Co było największym wyzwaniem podczas projektowania nowych funkcjonalności tego modułu?
Myślę, że praca nad każdym nowym modułem wiąże się z tymi samymi trudnościami, a mianowicie jak pogodzić różne oczekiwania Klientów. Każda analiza opiera się przede wszystkim na zidentyfikowaniu potrzeb Klienta – tutaj praca bez niezbędnej wiedzy praktyków jest praktycznie niemożliwa, dlatego zawsze najbardziej cenne są dla mnie spotkania z Klientami, którzy będą tego modułu używać. Im więcej interesariuszy uda mi się zidentyfikować, tym więcej pojawi się wymagań, które staramy się pokryć funkcjonalnościami. Jednak praca z wieloma interesariuszami rodzi niebezpieczeństwo zidentyfikowania wykluczających się wymagań. Ma to przede wszystkim związek z przyjętymi normami i pewnym przyzwyczajeniem w dotychczasowej pracy. Oczywiście nie mówimy tutaj o wymaganiach, które są sprzeczne z obowiązującymi normami prawnymi – takie są dla mnie zawsze priorytetem i muszą być spełnione w pierwszej kolejności.

Jednak drążąc temat i pracując nad wymogami co do usprawnienia pracy – np. roli koordynatora badań klinicznych – wielu Klientów ma swój własny pomysł na takie elementy i nie zawsze da się je pogodzić. Oczywiście bardzo cenimy sobie współpracę z Klientami którzy nam zaufali i dzielą się swoim doświadczeniem, pomysłami i sugestiami jak można coś zrobić lepiej i szybciej. Dzięki temu, że nasz system jest używany w codziennej pracy nie tylko dużych jednostek ochrony zdrowia ale także specjalistycznych poradni również takich, które pracują jedynie w badaniach klinicznych, dostajemy fededback z różnych stron co często nie jest łatwe do pogodzenia i staje się dla nas technicznym wyzwaniem. Dlatego ważne, aby system był jak najbardziej elastyczny i konfigurowalny. Każdy z naszych modułów jest opracowywany w taki sposób, aby część z funkcjonalności dało się włączyć lub wyłączyć z poziomu np. użytkownika. Dzięki temu moduł realizuje pewne podstawowe założenia, a jednocześnie spełnia dodatkowe oczekiwania Klientów, które nierzadko bywają zróżnicowane.

Wsparcie procesów badawczych

W jaki sposób moduł badań klinicznych w Optimed NXT wspiera procesy zarządzania badaniami w placówkach medycznych?
To, co jest ogromnym ułatwieniem dla placówek prowadzących działalność leczniczą w globalnym rozumieniu, a nie tylko ukierunkowaną na badania kliniczne, to obsługa pacjentów, procesów, dokumentów, etc. w ramach jednego systemu klasy HIS. Jednocześnie konfiguracja pozwala na klarowne oddzielenie tych wizyt, które odbywają się w ramach konkretnego badania klinicznego. Dzięki temu w systemie mamy pełen obraz pacjenta i dostęp do całości jego dokumentacji zarówno dla wizyt wykonanych w ramach badania klinicznego, jak i tych poza nim. Jednocześnie praca w systemie dla lekarzy jest zdecydowanie łatwiejsza, ponieważ system się nie zmienia – zmieniają się jedynie dokumenty, które należy uzupełnić.

Ponadto od jakiegoś czasu Klienci mają dostęp do zaawansowanego narzędzia pozwalającego na szczegółową konfigurację wizyt w ramach badania – oznacza to, że definiujemy nie tylko jakie wizyty mają się odbyć w ramach jakiego etapu, ale również co na tych wizytach należy uzupełnić – począwszy od dokumentacji, a skończywszy na zleceniach do laboratorium czy diagnostyki. Ułatwia to nie tylko pracę koordynatorów, którzy mogą konfigurować, a także kopiować szablony pod każde badanie, ale przede wszystkim jest to szalenie istotne usprawnienie pracy lekarzy – system w zależności od tego, na jaką wizytę w ramach konkretnego badania zostanie przypisany pacjent – od razu zaznacza które dokumenty należy uzupełnić, które badania zlecić, z rozróżnieniem na te obligatoryjne i dodatkowe.

Co więcej, moduł posiada wiele innych funkcjonalności wspierających procesy zarządzania badaniami, takie jak wspomniana wcześniej rola monitora badania umożliwiająca zdalną weryfikację dokumentacji, tworzenie raportów z badania czy możliwość wygenerowania rozliczenia dla sponsora. System jest również dostosowany do wymogów jednostek CRO i sponsorów, zapewnia tzw. audit trail, czyli dokumentuje wszelkie zmiany dokonane w systemie z oznaczeniem osoby i czasu takiej zmiany.

To, co jednak jest szalenie istotne, to integracja z platformą P1 w zakresie wysyłania zdarzeń medycznych wraz z wymaganymi dokumentami – należy pamiętać, że obowiązek raportowania zdarzeń medycznych pozostaje niezależny od sposobu finansowania udzielanych przez usługodawcę świadczeń, co oznacza, że dotyczy również wszystkich badań klinicznych – zarówno publicznych, jak i komercyjnych.

Przyszłość modułu

W związku z ostatnią zmianą właścicielską i nowym etapem rozwoju naszej firmy, wielu użytkowników zastanawia się, jaka przyszłość czeka moduł badań klinicznych w systemie HIS. Czy planujemy dalsze inwestycje w ten obszar i jak wyglądają perspektywy jego rozwoju w nowej strukturze?
Zmiana firmy to dla nas nowy impuls, a nie powód do zwalniania tempa. Widzimy ogromny, wciąż niezagospodarowany potencjał tego rynku, co udowodniła nam między innymi niezwykle wysoka frekwencja na webinarze poświęconym dokumentacji w badaniach klinicznych, który zorganizowaliśmy w ostatnim czasie we współpracy z naszym Klientem AidPort z Poznania. Ogromne zainteresowanie tematem oraz wyjątkowa responsywność uczestników tego wydarzenia utwierdziły nas w przekonaniu, że placówki medyczne poszukują zaawansowanych narzędzi wspierających procesy badawcze.

Nasze plany inwestycyjne są ściśle powiązane z dynamicznie zmieniającym się rynkiem, co widać chociażby przez regularnie pojawiające się konkursy Agencji Badań Medycznych w zakresie tworzenia i rozwoju Centrów Wsparcia Badań Klinicznych. Chcemy w pełni wykorzystać ten potencjał, dostarczając naszym klientom rozwiązania, które nie tylko ułatwią im codzienną pracę z dokumentacją, ale również pozwolą skutecznie ubiegać się o środki zewnętrzne i realizować ambitne projekty naukowe. Planujemy w tym roku integracje z firmami dostarczającymi systemy typu CTMS w ramach projektów CWBK, jak również rozwój funkcjonalności w ramach modułu Badań Klinicznych w OptimedNXT, ponieważ wierzymy, że profesjonalne wsparcie badań klinicznych w ramach systemu HIS stanie się w najbliższych latach standardem w nowoczesnej ochronie zdrowia.

Więcej o systemie Optimed NXT oraz zakresach modułu badań klinicznych przeczytasz tutaj.

O autorce

Katarzyna Ołtusek

Absolwentka Śląskiego Uniwersytetu Medycznego na kierunku Zdrowie Publiczne. W swojej 12-letniej karierze w Grupie Comarch zajmowała stanowiska Wdrożeniowca, Kierownika Projektu oraz Konsultanta, zdobywając wiedzę o klientach, procesach wdrożenia i pracy w ochronie zdrowia. Obecnie pełni rolę Analityka Biznesowego w Mednow, wspierając klientów w definiowaniu potrzeb i współpracę z programistami przy tworzeniu nowych rozwiązań.