Integracja KSeF w Optimed NXT – pytania i odpowiedzi po webinarze

Instrukcje i materiały

Czy będzie udostępniona instrukcja dla użytkowników końcowych (wystawiających faktury, wsparcia technicznego)?
Tak. Zostaną udostępnione instrukcje dla użytkowników końcowych, obejmujące również szczegółowe informacje na temat kroków, które mogą Państwo wykonać samodzielnie w celu przygotowania danych uwierzytelniających.

Czy proces wystawienia i przekazania faktury do NFZ będzie opisany krok po kroku?
Tak. Szczegółowy opis procesu wystawienia faktury oraz jej przekazania do NFZ zostanie zawarty w instrukcji.

Wdrożenie i dostępność modułu

Czy moduł KSeF zostanie wdrożony automatycznie?
Moduł KSeF będzie dostępny od wersji Optimed NXT 2.10. Sama integracja z Krajowym Systemem e-Faktur będzie uruchamiana indywidualnie, w porozumieniu z danym podmiotem.

Kiedy będzie dostępna wersja 2.10?
Wersja 2.10 jest wersją docelową dla obsługi KSeF i obecnie znajduje się w fazie testów. Informacja o terminie jej udostępnienia zostanie przekazana standardowymi kanałami komunikacji.

Koszty i licencjonowanie

Czy moduł KSeF jest w ramach obecnej licencji, czy jako płatny dodatek?
Jest to funkcjonalność dodatkowo płatna, dostępna w modelu rocznej subskrypcji.

Jaki będzie koszt integracji KSeF?
Koszt licencji uzależniony jest od charakteru jednostki (podmiot publiczny lub prywatny) oraz od liczby posiadanych licencji podstawowych. Szczegółowe informacje cenowe dostępne są u opiekunów handlowych obsługujących Państwa jednostkę.

Integracja techniczna z KSeF

Czy każdy użytkownik wysyłający faktury musi być dodany w KSeF? Czy identyfikatorem jest PESEL?
Nie. Integracja realizowana jest w modelu system–system. Użytkownicy oraz ich role są zarządzani w systemie Optimed NXT, a nie bezpośrednio w KSeF.

Co jest wymagane do integracji z KSeF?
Wymagani są użytkownicy w Optimed NXT z odpowiednimi rolami oraz dwa certyfikaty KSeF: certyfikat uwierzytelniający oraz certyfikat do wystawiania faktur offline.

Czy wymagany jest certyfikat czy token KSeF?
Rekomendowanym rozwiązaniem są certyfikaty KSeF. Token KSeF jest rozwiązaniem tymczasowym i docelowo ma zostać wyłączony.

Czy jeden certyfikat może być używany w kilku aplikacjach?
Jest to możliwe, jednak rekomendowane jest generowanie osobnej pary certyfikatów dla każdej aplikacji lub systemu. Takie podejście ułatwia zarządzanie dostępami i zwiększa bezpieczeństwo.

Czy certyfikaty trzeba konfigurować osobno dla każdej jednostki organizacyjnej?
Nie. Konfiguracja certyfikatów odbywa się na poziomie podmiotu, a nie poszczególnych jednostek organizacyjnych.

Czy możliwa jest integracja więcej niż jednego systemu (np. Optimed, ERP, LIS) z KSeF?
Tak. Każdy system (np. Optimed NXT, system ERP czy LIS) musi integrować się z KSeF niezależnie, w ramach własnej integracji.

Czy komunikacja z KSeF odbywa się z komputera użytkownika czy z serwera?
Komunikacja z KSeF realizowana jest z poziomu serwera aplikacyjnego Optimed NXT.

Faktury sprzedażowe i NFZ

Jak wygląda ścieżka przekazania faktury do NFZ?
Faktura wystawiana jest w systemie Optimed NXT, następnie przekazywana do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Do NFZ przekazywany jest wyłącznie identyfikator faktury nadany w KSeF. Taki model komunikacji został określony przez NFZ.

Czy nadal pobieramy żądania z portalu SZOI w dotychczasowy sposób?
Tak. Proces obsługi żądań po stronie portalu SZOI pozostaje bez zmian.

Czy faktury NFZ będą przekazywane do KSeF?
Tak. Faktury NFZ będą przekazywane do KSeF analogicznie do faktur komercyjnych.

Faktury kosztowe i moduł Apteka

Czy Optimed NXT będzie pobierał faktury kosztowe?
Nie. Pobieranie faktur kosztowych będzie realizowane w module Apteka.

Czy możliwe będzie zbiorcze pobieranie plików XML faktur z KSeF?
Tak. Zbiorcze pobieranie XML będzie możliwe w ramach obsługi importu faktur w module Apteka.

Czy będzie prezentacja pobierania faktur do magazynu medycznego?
Proces pobierania faktur do magazynu medycznego został zaprezentowany podczas webinaru.

Korekty faktur

Jak obsługiwane będą korekty faktur wystawionych przed KSeF?
Korekty faktur wystawionych przed wdrożeniem KSeF będą przekazywane do Krajowego Systemu e-Faktur bez technicznej referencji KSeF. Wskazywany będzie wyłącznie numer faktury pierwotnej.

Czy korekty będą realizowane na nowych zasadach?
Tak. Wszystkie korekty będą wysyłane do KSeF zgodnie z aktualnie obowiązującymi zasadami.

Eksport do systemów księgowych

Jak przekazać faktury wysłane do KSeF z Optimed NXT do zewnętrznego programu księgowego?
W przypadku posiadania integracji z systemem ERP, konieczne jest jej rozszerzenie o dane pochodzące z KSeF, we współpracy z dostawcą systemu ERP. Alternatywnie istnieje możliwość zgłoszenia takiej potrzeby do opiekuna handlowego w celu przygotowania wyceny rozbudowy integracji.

Faktury offline, operacje masowe, zamówienia

Czy możliwe będzie masowe wysyłanie faktur offline?
Tak. System umożliwia wysyłanie wielu faktur offline jednocześnie.

Czy możliwy jest import dokumentów jako realizacji zamówienia?
Tak, pod warunkiem że faktura zawiera numer zamówienia, co pozwala systemowi prawidłowo powiązać dokument z odpowiednią realizacją.

Rachunki, wydruki, QR

Optimed wystawia rachunki, a nie faktury – czy konieczna jest zmiana systemu?
Nie. Rachunki generowane w systemie Optimed są traktowane tak samo jak faktury – różnica dotyczy jedynie nazewnictwa dokumentu.

Czy kod QR może znajdować się na tej samej stronie co faktura?
Obecnie zakłada się drukowanie kodu QR na osobnej stronie. Możliwość optymalizacji tego rozwiązania pozostaje tematem do dalszych prac.

Paragony i faktury uproszczone

Co z paragonami z NIP?
Do końca 2026 r. paragon z NIP do kwoty 450 zł traktowany jest jako faktura uproszczona i nie podlega obowiązkowi KSeF. Od stycznia 2027 r. paragon z NIP przestanie obowiązywać. Paragony z NIP nie są przekazywane do KSeF.

Certyfikaty KSeF

Jak pozyskać certyfikat KSeF?
Certyfikat można wygenerować poprzez portal https://mcu.mf.gov.pl. Dostępny jest również materiał wideo: https://youtu.be/SE0IHuPHtRE.

Jak rozwiązać temat limitu 2 certyfikatów dla osoby fizycznej?
Temat nie został jednoznacznie rozstrzygnięty podczas webinaru i wymaga indywidualnego podejścia, np. poprzez nadanie uprawnień innym osobom w organizacji.

Jeśli po zapoznaniu się z Q&A pojawiły się dodatkowe pytania lub wątpliwości, zachęcamy do kontaktu z naszym zespołem – chętnie udzielimy szczegółowych wyjaśnień i wsparcia w zakresie integracji KSeF z systemem Optimed NXT.