Od pierwszej linijki kodu do setek szpitali. Ćwierć wieku systemu Optimed

Pamiętam ten moment bardzo dobrze. Z perspektywy czasu trudno uwierzyć, jak bardzo różniły się wtedy realia pracy szpitali. Dokumentacja medyczna była wtedy prowadzona głównie na papierze, a naszym pierwszym celem było stworzenie narzędzia, które pozwoliłoby odejść od papierowych kartotek i codziennej pracy z dokumentacją w tradycyjnej formie. Dopiero później, dzięki rozmowom z lekarzami i personelem, zaczęliśmy dostrzegać kolejne potrzeby i rozwijać system o nowe funkcjonalności.

Największą niepewnością było to, czy użytkownicy w ogóle będą chcieli korzystać z takiego rozwiązania. Wiele osób uważało wtedy, że papier jest bardziej wiarygodny niż komputer. Musieliśmy krok po kroku przekonywać szpitale, że technologia może realnie usprawnić ich pracę. Pierwsze wdrożenia realizowaliśmy między innymi w Zakopanem, Nowym Targu czy Szpitalu Specjalistycznym im. L. Rydygiera w Krakowie. Bardzo rzadko zdarzało się, że cały szpital od razu przechodził na nowy system. Najczęściej zaczynaliśmy od jednego oddziału, który przecierał szlak dla wdrożeń na kolejnych oddziałach.

Przełomowym momentem było stworzenie modułu rozliczeń z NFZ. Dzięki niemu dane wpisywane przez lekarzy mogły być automatycznie wykorzystywane do komunikacji z Funduszem i rozliczeń świadczeń. Dzisiaj wydaje się to oczywiste, ale wtedy był to ogromny krok naprzód.

Pamiętam też pierwsze uruchomienie systemu. Byłam wtedy na urlopie w Egipcie, ale telefon praktycznie nie przestawał dzwonić. Po powrocie równie mocno zapamiętałam rachunek telefoniczny. To pokazuje, jak bardzo żyliśmy tym projektem.

Momentów trudnych było wiele, ale nigdy nie było miejsca na długie zwątpienie. Trzeba było po prostu dowozić kolejne projekty i rozwiązywać problemy na bieżąco. Dziś trudno sobie wyobrazić, że nie było wyraźnego podziału na zespół programistów, wdrożeniowców, analityków czy konsultantów. Każdy uczestniczył praktycznie w każdym etapie projektu.

Programiści jeździli na wdrożenia, rozmawiali z lekarzami, obserwowali codzienną pracę oddziałów i na tej podstawie rozwijali system. Dzięki temu bardzo dobrze rozumieli potrzeby użytkowników. Co ciekawe, część osób, które uczestniczyły w tych pierwszych wdrożeniach, pracuje z nami do dziś.

Największym wyzwaniem było połączenie świata technologii ze światem medycyny. Uczyliśmy się od klientów, a oni uczyli się pracy z nowym narzędziem. To był proces budowania wzajemnego zaufania. Dzisiaj wiele rzeczy jest standardem, ale wtedy każda nowa funkcjonalność wymagała przekonywania użytkowników, że warto zmienić dotychczasowe przyzwyczajenia.

Pierwsze lata to była również walka o zaufanie rynku. Byliśmy małą firmą i często słyszeliśmy pytania, czy przetrwamy w starciu z dużo większą konkurencją. Musieliśmy nauczyć się zamówień publicznych, zdobywać doświadczenie i konsekwentnie budować swoją pozycję. Patrząc dziś na setki placówek korzystających z Optimed, mam poczucie, że było warto.

Każde wdrożenie miało swoją historię i własne wyzwania, dlatego trudno wskazać tylko jedno. Szczególnie zapamiętałam jednak wdrożenie w Pionkach. Prowadziłam je samodzielnie i nie brakowało trudnych rozmów czy sceptycyzmu ze strony części lekarzy. Takie sytuacje uczą cierpliwości i pokazują, że wdrożenie systemu informatycznego to przede wszystkim praca z ludźmi.

Bardzo ważnym doświadczeniem był również projekt realizowany w Wojewódzkim Szpitalu Specjalistycznym w Lublinie. Byliśmy wtedy jeszcze ESAPROJEKT i jako podwykonawca firmy Comarch uczestniczyliśmy we wdrożeniu systemu. Projekt został bardzo dobrze oceniony i pokazał, że potrafimy realizować przedsięwzięcia o dużej skali i wysokim stopniu złożoności. Był to także szczególny moment w historii firmy, ponieważ niedługo później ESAPROJEKT została częścią Comarch. To była ważna decyzja, która otworzyła przed nami nowe możliwości rozwoju i pozwoliła realizować jeszcze bardziej ambitne projekty.

Dużą satysfakcję dają mi też wieloletnie relacje z klientami. W szpitalach w Starachowicach, Końskich, Skarżysku-Kamiennej czy Ostrowcu Świętokrzyskim współpracujemy z osobami, które pamiętają pierwsze wdrożenia. Dziś wspólnie realizujemy kolejne projekty związane z cyfryzacją i KPO. To najlepszy dowód, że przez lata udało się zbudować coś więcej niż relację dostawca–klient.

Najbardziej przełomową decyzją było rozpoczęcie prac nad Optimed NXT. Przez lata rozwijaliśmy Optimed STD, ale w pewnym momencie uznaliśmy, że dalszy rozwój wymaga zupełnie nowego podejścia. Podjęłam decyzję, że nowy system stworzy odrębny zespół, który nie będzie ograniczony sposobem myślenia charakterystycznym dla poprzedniej generacji produktu.

Jednym z najbardziej pamiętnych momentów tamtego okresu była współpraca z Centralną Wojskową Przychodnią Lekarską „CePeLek” w Warszawie. To właśnie oni jako pierwsi zdecydowali się zaufać wizji Optimed NXT. Co ciekawe, podpisywaliśmy umowę jeszcze zanim system był gotowy. Początki nie były łatwe i ostatecznie klient zrezygnował ze współpracy. Po pewnym czasie wrócił jednak do nas, co było dla mnie potwierdzeniem, że obraliśmy właściwy kierunek rozwoju i warto było konsekwentnie rozwijać nową platformę.

Tak powstał system oparty na dokumentach i zupełnie nowej filozofii pracy. Było to odważne posunięcie, bo oznaczało rozpoczęcie wielu rzeczy od nowa. Dziś jednak widzę, że była to dobra decyzja. Wiele rozwiązań, które pojawiły się w Optimed NXT, jest obecnie standardem rynkowym, a niektóre elementy interfejsu czy sposobu organizacji pracy są kopiowane przez konkurencję.

To pokazuje, że czasem największy rozwój zaczyna się od zakwestionowania własnych dotychczasowych sukcesów.

Zdecydowanie praca z ludźmi. Technologię można zaprojektować, napisać i rozwijać. Znacznie trudniej jest zbudować wspólne zrozumienie celu projektu między dostawcą a użytkownikami.

Udane wdrożenie wymaga zaangażowania obu stron. Zespół dostawcy musi wykonać swoją pracę najlepiej jak potrafi, ale równie ważna jest współpraca po stronie szpitala. Bez otwartości użytkowników i gotowości do zmian nawet najlepszy system nie przyniesie oczekiwanych efektów.

Przez lata przekonałam się, że sukces projektu zależy przede wszystkim od ludzi, a dopiero później od technologii.

Największą satysfakcję daje mi świadomość, że rozwiązanie, które współtworzyłam przez tyle lat, realnie wspiera pracę personelu medycznego i funkcjonowanie szpitali w całej Polsce.

Jest też pewien bardziej osobisty aspekt tej historii. Przez wiele lat byłam jedną z nielicznych, a przez pewien czas prawdopodobnie jedyną kobietą w Polsce odpowiadającą za rozwój tak dużego systemu informatycznego dla ochrony zdrowia. Nie wszyscy wierzyli, że to się uda. Tym większą satysfakcję daje mi fakt, że po 25 latach mogę spojrzeć na efekty tej pracy i powiedzieć, że się udało.

System, który się nie rozwija, zaczyna się cofać. Dlatego rozwój jest koniecznością, a nie wyborem. W najbliższych latach będziemy obserwować kolejne zmiany technologiczne, podobnie jak miało to miejsce przez ostatnie ćwierć wieku.

Już dziś Optimed NXT nie jest wyłącznie systemem do prowadzenia dokumentacji medycznej. Zarządza wieloma obszarami funkcjonowania szpitala – od procesów medycznych, przez logistykę i magazyny, po rozliczenia czy gospodarkę lekową.

Dużą rolę będą odgrywać również rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji. Wprowadzamy je jednak ostrożnie i odpowiedzialnie, pamiętając, że mówimy o systemie wspierającym funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa, jakim jest szpital. Technologia ma pomagać użytkownikom, a nie komplikować ich pracę.

To nie jest dla mnie tylko system informatyczny czy kolejny projekt zawodowy. Ćwierć wieku codziennych decyzji, wyzwań, sukcesów, porażek i ludzi, których spotkałam po drodze. Gdy patrzę na historię Optimed, widzę jednocześnie historię własnego rozwoju. Dlatego najkrócej mogę powiedzieć: Optimed to kawałek mojego życia.